TP.HCM hướng tới đột phá cắt giảm giấy tờ

Việc dùng dữ liệu hộ tịch điện tử, dữ liệu dân cư thay giấy khai sinh, khai tử giúp đơn giản hóa hồ sơ hành chính, người dân có thể bớt chi phí còn nhà nước khai thác được "mỏ vàng" dữ liệu đã dày công tạo lập.

GIẢM HỒ SƠ 28 THỦ TỤC

Đầu tháng 9.2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công P.Bình Phú, TP.HCM, khá đông người dân đến làm thủ tục hộ tịch. Chị Phạm Thị Thảo, quê tỉnh Cà Mau, kết hôn với chồng ở P.Bình Phú đến làm thủ tục thay đổi ngày tháng sinh trên giấy đăng ký kết hôn. Chị Thảo cho biết lúc đăng ký kết hôn, thông tin ngày tháng sinh ghi theo sổ hộ khẩu, nhưng ngày tháng sinh trên sổ hộ khẩu và trên giấy khai sinh lệch nhau 1 tháng nên phải điều chỉnh. Không chỉ giấy đăng ký kết hôn, chị Thảo còn phải điều chỉnh thông tin trên căn cước công dân và hộ chiếu cho thống nhất.

Trong thành phần hồ sơ gửi phường, ngoài đơn đề nghị thay đổi thông tin còn có bản chính và bản sao giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, căn cước công dân để công chức phường đối chiếu. Công chức phường cho biết chị Thảo làm giấy khai sinh ở Cà Mau nên chưa thể khai thác thông tin trên cơ sở dữ liệu hộ tịch của TP.HCM. Do vậy, công chức vẫn cần bản chính giấy khai sinh để đối chiếu. Trong khi đó, với những trường hợp khai sinh tại TP.HCM, công chức có thể tra cứu thông tin từ kho dữ liệu hộ tịch như khai sinh, khai tử, kết hôn…

Mới đây, UBND TP.HCM gửi Bộ Tư pháp đề xuất phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính có thành phần hồ sơ là giấy tờ hộ tịch đối với 28 thủ tục lĩnh vực tư pháp, gồm 5 thủ tục cấp tỉnh và 23 thủ tục cấp xã. Việc này nhằm khai thác hiệu quả dữ liệu hộ tịch điện tử phục vụ việc cắt giảm, hạn chế nộp, xuất trình giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Trong các thủ tục cấp xã có thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin lại hộ tịch, xác định lại dân tộc mà chị Thảo đang thực hiện. Để đơn giản hóa thủ tục này, UBND TP.HCM đề xuất không yêu cầu nộp giấy tờ liên quan (như giấy khai sinh, kết hôn, khai tử) trong trường hợp cơ quan tiếp nhận có thể khai thác thông tin giấy tờ hộ tịch trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

PHƯỜNG, XÃ ỦNG HỘ

Đối với các thủ tục thuộc thẩm quyền cấp tỉnh như thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng thừa phát lại, văn phòng công chứng, UBND TP.HCM đề xuất không yêu cầu nộp giấy tờ chứng minh trưởng văn phòng thừa phát lại, thừa phát lại, trưởng văn phòng công chứng, công chứng viên chết nếu cơ quan tiếp nhận khai thác được thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Đáng chú ý, với thủ tục đăng ký khai sinh, khai tử, TP.HCM đề xuất không yêu cầu nộp giấy chứng sinh, giấy báo tử nếu khai thác được thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Tương tự, các thủ tục khác như cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, hỗ trợ chi phí mai táng, khuyến khích hỏa táng, cấp giấy xác nhận khuyết tật cũng được đơn giản hóa theo hướng sử dụng dữ liệu thay vì hồ sơ giấy như hiện nay.

Ông Trần Hải Đăng, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công P.Bình Phú, bày tỏ đồng tình với đề xuất nói trên, và cho biết việc cắt giảm hồ sơ giấy sẽ giúp tiết kiệm chi phí thực hiện thủ tục hành chính của người dân. Tại TP.HCM, từ tháng 6.2022, địa phương đã hoàn thành số hóa gần 12 triệu giấy tờ hộ tịch: khai sinh, khai tử, kết hôn, đăng ký nhận cha mẹ con. Kể từ thời điểm trên, người dân không phải về nơi đăng ký, nơi lưu trữ sổ hộ tịch hay nơi cư trú để trích lục mà có thể thực hiện ở bất kỳ UBND phường, xã nào thuận tiện nhất. Đối với công chức, việc kiểm tra thông tin trên cơ sở dữ liệu hộ tịch cũng giúp giảm số lượng thành phần hồ sơ lưu trữ khi hoàn thành thủ tục.

Bà Nguyễn Thị Thảo, Chủ tịch UBND xã Vĩnh Lộc, cho biết hiện công chức đã khai thác được nhiều dữ liệu hộ tịch như giấy tờ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn của người dân trên địa bàn TP.HCM. Việc này giúp rút ngắn thời gian, công sức cho đội ngũ cán bộ, công chức, nhất là lĩnh vực hộ tịch. Bà Thảo nhận định nếu công chức khai thác được dữ liệu hộ tịch của các tỉnh, thành phố khác trên toàn quốc thì tiến độ giải quyết hồ sơ sẽ rất nhanh. Hiện nay, công chức đang bị giới hạn khai thác dữ liệu trong phạm vi TP.HCM. Đối với tỉnh khác thì xã phải gửi văn bản đề nghị địa phương khác xác nhận nên mất thêm thời gian. "Nếu có dữ liệu, công chức chỉ cần nhìn trên hệ thống thôi, không cần thêm giấy tờ gì nữa", bà Thảo nói thêm.

DỮ LIỆU PHẢI "SỐNG"

Trao đổi với PV Báo Thanh Niên, nhiều công chức hộ tịch vẫn còn băn khoăn việc không sử dụng giấy chứng sinh khi làm thủ tục đăng ký khai sinh và không dùng giấy báo tử khi làm đăng ký khai tử thì sẽ dùng dữ liệu nào để thay thế. Trên thực tế, một đứa trẻ mới sinh ra chỉ có giấy chứng sinh của bệnh viện cấp, chưa có thông tin cá nhân trên dữ liệu hộ tịch hay dữ liệu dân cư. Những dữ liệu này chỉ được tạo lập sau khi đứa trẻ đó hoàn thành việc cấp giấy khai sinh, đăng ký thường trú.

Theo ông Trần Hải Đăng, muốn dùng dữ liệu thay thế hồ sơ giấy thì thông tin giấy chứng sinh phải được cập nhật đồng bộ tức thì lên tài khoản VNeID của người mẹ để hệ thống ghi nhận việc sinh đẻ. Điều này tránh tình trạng cha mẹ đăng ký khai sinh cho con ở nhiều nơi. Tương tự, giấy chứng tử cũng phải được cập nhật đồng bộ lên hệ thống thì công chức mới biết được thông tin và không yêu cầu giấy tờ.

Hiện việc đơn giản hóa thủ tục cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đang được người dân đặt nhiều kỳ vọng, nhất là những người cư trú nhiều nơi. UBND TP.HCM đề xuất không yêu cầu nộp bản sao trích lục hộ tịch ghi chú ly hôn hoặc giấy khai tử (trường hợp đã có vợ, chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ, chồng đã chết) nếu khai thác thông tin giấy tờ hộ tịch trong cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc dân cư.

Lãnh đạo một số phường nhận định muốn cắt giảm hồ sơ thì dữ liệu phải "sống", tức là cập nhật liên tục, không gián đoạn. Bởi lẽ trên thực tế, công chức từng gặp một số trường hợp "dở khóc, dở cười" như vợ chồng ra phường mang theo giấy đăng ký kết hôn làm giấy đăng ký khai sinh cho con nhưng hệ thống thì ghi cha mẹ vẫn còn độc thân. Chưa kể, UBND phường ghi nhận một số trường hợp không nhận được bản án, quyết định ly hôn của tòa án, đến khi người dân liên hệ giải quyết hồ sơ thì UBND phường mới biết về việc ly hôn.