Những thắc mắc thường gặp về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trong thời đại số hóa, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp khi giao dịch.

Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và cách thức sử dụng tính năng này, dưới đây là nội dung giải đáp những thắc mắc thường gặp về chữ ký số trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Chữ ký số để làm gì, có hạn sử dụng không?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng cách sử dụng công nghệ mã hóa công khai, đóng vai trò như một “dấu vân tay” điện tử, giúp xác thực danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Trong hóa đơn điện tử, chữ ký số được sử dụng để xác thực nguồn gốc hóa đơn và ngăn chặn việc giả mạo. Mọi thay đổi trên hóa đơn sau khi ký sẽ bị phát hiện, bởi chữ ký số giúp bảo vệ thông tin khỏi sự chỉnh sửa trái phép. Trong môi trường điện tử, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu trên hóa đơn giấy.

Chữ ký số là công cụ quan trọng trong việc chuyển đổi số.

Chữ ký số không có giá trị vĩnh viễn mà đi kèm một giấy chứng nhận số (digital certificate), thường có thời hạn 1-3 năm tùy gói dịch vụ người dùng đăng ký với nhà cung cấp. Sau thời gian này, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần gia hạn để tiếp tục sử dụng.

Những quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử yêu cầu hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán và trong một số trường hợp, cần cả chữ ký số của người mua.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Cụ thể, điều 6 của Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chữ ký số của người bán phải được gắn trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua và cơ quan thuế; trong trường hợp hệ thống tự động phát hành hóa đơn, chữ ký số có thể được gắn ngay khi hóa đơn được tạo lập. Trường hợp người mua là doanh nghiệp và có thỏa thuận với người bán về việc ký số trên hóa đơn, người mua cần sử dụng chữ ký số của mình để xác nhận lại hóa đơn.

Thủ tục đăng ký chữ ký số

Để đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín. Hiện nay, VNPT là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu cung cấp dịch vụ chữ ký số tại Việt Nam với sản phẩm VNPT Smart CA.

Doanh nghiệp hoặc cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ: Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng); căn cước công dân của người đại diện pháp luật (bản sao công chứng); phiếu đăng ký dịch vụ theo mẫu của nhà cung cấp. Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số như VNPT để được hỗ trợ.

Chữ ký số từ xa VNPT Smart CA.

VNPT hiện cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, tích hợp tiện ích cao như hệ thống ký số trực tuyến, ký số qua USB Token hoặc HSM, đảm bảo quá trình đăng ký nhanh chóng và dễ dàng. Với phần mềm hóa đơn điện tử VNPT, khách hàng có thể sử dụng chữ ký số ngay trên hệ thống mà không cần thao tác phức tạp. Đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ luật pháp.

Hiện tại, pháp luật không giới hạn số lượng chữ ký số mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân được đăng ký. Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều chữ ký số tùy theo nhu cầu sử dụng. Mỗi chữ ký số có thể phân quyền cho từng bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo tính bảo mật.

Sử dụng chữ ký số có an toàn không?

Chữ ký số được thiết kế với các tiêu chuẩn bảo mật cao, đảm bảo tính an toàn trong giao dịch điện tử nhờ việc sử dụng thuật toán mã hóa RSA có độ dài khóa cao, khó bị phá vỡ. Mỗi chữ ký số là duy nhất và gắn liền danh tính của người sở hữu. Chữ ký số cũng giúp ngăn chặn việc chỉnh sửa dữ liệu sau khi ký. Để đảm bảo an toàn tối đa, người dùng cần bảo quản thiết bị Token cẩn thận, thay đổi mật khẩu định kỳ và không cung cấp thông tin cho người lạ hoặc trang web không tin cậy.

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là công cụ quan trọng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và tuân thủ quy định pháp luật. Việc hiểu rõ về chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp áp dụng một cách hiệu quả, mà còn đảm bảo an toàn trong mọi giao dịch điện tử. Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp chữ ký số uy tín và chất lượng có thể liên hệ ngay hotline 18001260 để đội ngũ VNPT hỗ trợ, tư vấn.