FPT đồng hành chuyển đổi số ngành văn thư – lưu trữ

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức chuỗi hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư – lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương hai cấp và chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số. Chuỗi hội nghị diễn ra tại cả ba khu vực Bắc - Trung - Nam từ ngày 18-26/9 với sự tham dự của lãnh đạo đại diện Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Tập đoàn FPT, cùng đại diện các sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ, Văn phòng UBND... các tỉnh, thành phố trên cả nước.

Theo đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chuyển giao phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số và FPT trao tặng phần mềm số hóa tài liệu cho 34 tỉnh, thành trên toàn quốc.

Về phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số, Đại diện FPT cho biết, đây là hệ thống lưu trữ quốc gia được tập đoàn đồng hành xây dựng, sử dụng công nghệ hiện đại nhằm bảo đảm khả năng lưu trữ lâu dài, an toàn và dễ mở rộng. Nền tảng này giúp quản lý trọn vẹn vòng đời hồ sơ, đồng thời tạo chuẩn kết nối dữ liệu giữa trung ương và địa phương.

Phần mềm số hóa tài liệu FPT iSOMA FPT trao tặng đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đánh giá, kiểm tra và xác nhận phù hợp với các yêu cầu, tiêu chuẩn số hóa, lưu trữ. Giải pháp công nghệ này giúp chuyển tài liệu giấy sang dạng tài liệu số phù hợp cấu trúc dữ liệu theo quy định. Cụ thể, phần mềm hỗ trợ quét các văn bản giấy (như hồ sơ hành chính, tài liệu lưu trữ), làm sạch hình ảnh, nhận dạng ký tự (OCR), kiểm duyệt nội dung và đóng gói thành dữ liệu số hóa hoàn chỉnh. Sau khi xử lý, tài liệu số này được đưa trực tiếp vào Nền tảng Lưu trữ số Quốc gia, giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác và bảo đảm tính bảo mật trong lưu trữ.

Theo đại diện tập đoàn, việc áp dụng FPT iSOMA không chỉ giúp các cơ quan lưu trữ địa phương dễ dàng số hóa hàng trăm ngàn trang tài liệu mà còn bảo đảm tài liệu được chuẩn hóa, dễ tìm kiếm, dễ sử dụng và sẵn sàng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong việc hiện thực hóa các mục tiêu chuyển đổi số theo định hướng của Chính phủ.

Phần mềm số hóa tài liệu iSOMA hiện được triển khai thực tế tại nhiều tỉnh, thành và từng bước chứng minh hiệu quả trong các dự án số hóa lớn như lưu trữ mộc bản Hán Nôm hay hồ sơ hành chính. Đại diện các địa phương đánh giá phần mềm này giúp giảm tải đáng kể công việc thủ công, nâng cao hiệu quả quản lý và tăng tính minh bạch trong công tác lưu trữ.

Ông Đặng Thanh Tùng - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nhấn mạnh, trong bối cảnh toàn Đảng và Chính phủ đẩy mạnh triển khai Nghị quyết 57 việc chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ là bắt buộc. Đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức lớn chưa từng có, đòi hỏi toàn ngành phải hành động nhanh hơn, quyết liệt hơn, phối hợp với các đơn vị công nghệ đưa toàn bộ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ số, xây dựng nền tảng dữ liệu dùng chung hiện đại, phục vụ sự phát triển của đất nước. Ngành lưu trữ Việt Nam đang bước vào giai đoạn II của chuyển đổi số với nhiệm vụ trước mắt hoàn thành số hóa 30% tài liệu đã xử lý để làm nền tảng đạt 100% trước ngày 31/12/2026.

Bà Phạm Thúy Loan - Giám đốc Vận hành khối Chính phủ FPT IS, Tập đoàn FPT cho biết tập đoàn đã đồng hành cùng ngành Văn thư – Lưu trữ trong hành trình chuyển đổi số, từ xây dựng khung pháp lý, kiến tạo hạ tầng công nghệ trung ương đến triển khai các công cụ thực tiễn tại địa phương. Ngoài triển khai phần mềm, FPT còn trực tiếp đồng hành với các cơ quan lưu trữ địa phương trong cài đặt, đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật vận hành và cung cấp dịch vụ số hóa.

"Đằng sau thành quả hôm nay là hành trình đồng hành bền bỉ của chúng tôi cùng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, trải dài từ xây dựng khung pháp lý đến kiến tạo nền tảng công nghệ và triển khai thực tiễn. Trong giai đoạn pháp lý, FPT đã tham gia đóng góp ý kiến, cung cấp luận cứ kỹ thuật trong quá trình hình thành Luật Lưu trữ điện tử 2024.", bà Loan nói thêm.

Tại hội nghị, các đại biểu đã cùng chia sẻ, đưa ra các vấn đề khó khăn vướng mắc gặp phải trong quá trình chuyển đổi số hoạt động văn thư lưu trữ tại các địa phương khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp. Trong đó, việc xử lý, chỉnh lý các hồ sơ, tài liệu sau khi sáp nhập đang có những thách thức lớn, với số lượng hồ sơ lớn. Trước các vấn đề được trao đổi, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khẳng định sẽ đồng hành cùng các địa phương về văn bản hướng dẫn, quy trình, phương pháp triển khai và giải pháp công nghệ cụ thể để giải quyết toàn diện vấn đề.

Thời gian tới, FPT sẽ tiếp tục phối hợp cùng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mở rộng triển khai, nâng cao năng lực số hóa, chuẩn hóa dữ liệu và khai thác giá trị tài liệu, góp phần xây dựng Chính phủ số, xã hội số và nền kinh tế số tại Việt Nam.

Yên Chi