Đại gia xăng dầu phản ánh hệ thống chậm chấp nhận hóa đơn, Cục Thuế nói gì?

Cục Thuế vừa làm rõ trước phản ánh của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) liên quan đến việc xuất hóa đơn điện tử.

Theo Petrolimex, cửa hàng xăng dầu có tần suất giao dịch cao, đặc biệt vào giờ cao điểm, gây ùn tắc và chậm trễ khi phải xuất hóa đơn từng lần. 

Nhập liệu thông tin khách hàng thủ công dễ sai sót, kéo dài thời gian, phát sinh lỗi phải điều chỉnh/thay thế hóa đơn. Hệ thống EGAS và mạng truyền dữ liệu đôi khi gặp sự cố (mưa bão, hỏng máy), không thể lập hóa đơn ngay được nên phải ghi nhận thủ công khi hệ thống bị lỗi D37. 

Việc khách hàng đổi người thanh toán sau khi nhận hàng làm gián đoạn việc phát hành hóa đơn 20 phút. Một số thời điểm đầu ngày, các hóa đơn ở trạng thái “đã gửi” không chuyển sang “chấp nhận” được, doanh nghiệp không thể điều chỉnh hay thay thế. Nguyên nhân là do hệ thống của cơ quan thuế xử lý chậm - Petrolimex phản ánh.

Trả lời vấn đề này, Cục Thuế (Bộ Tài chính) dẫn điểm i Khoản 4 Điều 9 Nghị định số 123/2020 của Chính phủ quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

Khoản 13 Điều 1 Nghị định số 70/2025 quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử. Theo đó, trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã và không có mã của cơ quan thuế, đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán xử lý như sau:

Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo mẫu.

Trường hợp có sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn lập sai. Hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số. ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới, sau đó gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trước khi chỉnh sửa hoặc thay thế hóa đơn điện tử bị sai, nếu người mua là doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận nêu rõ lỗi sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo trực tiếp hoặc đăng trên website (nếu có). Người bán phải lưu giữ văn bản này và xuất trình khi được yêu cầu.

Về phản ánh lỗi hệ thống, Cục Thuế cho biết đã rà soát và phối hợp với đơn vị truyền nhận của Petrolimex để xử lý ngay tại thời điểm đối soát dữ liệu; đồng thời tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện giải pháp nhằm cải thiện quá trình tiếp nhận hóa đơn điện tử.