Giám đốc dự án iPOS HRM: ‘Doanh nghiệp F&B cần lấy con người làm trung tâm’

Ngành F&B thường đo lường hiệu quả kinh doanh bởi doanh thu và khả năng kiểm soát chi phí hiệu quả. Nhưng theo ông Trần Văn Nhật - Giám đốc dự án iPOS HRM, có một dạng tổn thất “âm thầm” nhưng nguy hiểm hơn cả, đó là sự rời đi của nhân sự.

Ông Trần Văn Nhật - Giám đốc công nghệ dự án phần mềm quản trị nhân sự iPOS HRM đề cập đến những “tổn thất vô hình trong vận hành nhà hàng”, điều mà rất nhiều chủ quán ăn uống vô tình bỏ qua. 

- Theo ông, tại sao việc quản lý nhân sự trong ngành F&B lại khó được nhìn nhận nghiêm túc như nguy cơ thất thoát hàng hóa hay chi phí nguyên liệu?

Với hàng hóa, sản phẩm đầu ra, đầu vào đều được thể hiện bằng con số, nên chủ quán có thể định lượng, tính toán trực tiếp. Còn các vấn đề gắn liền với nhân sự thì không dễ để đo đếm như vậy. Chủ quán thường có suy nghĩ rằng, mất người này sẽ có người kia, mà quên mất việc thất thoát thời gian đào tạo, hiệu suất công việc; nên càng chưa thể hình dung rõ ràng được là đã mất những gì. Đó chính là lý do tại sao thất bại trong quản trị nhân sự ngành F&B chưa được nhìn nhận nghiêm túc.

- Nhiều người cho rằng, F&B là ngành lấy sản phẩm làm trung tâm, vậy điều gì khiến ông tin rằng việc quản trị con người là nền tảng để phát triển bền vững?

Đúng là ngành F&B lấy sản phẩm làm trung tâm - món ăn, thức uống, trải nghiệm khách hàng - đều xoay quanh chất lượng đầu ra. Nhưng để đi xa, đi đúng, chúng ta phải thật sự tỉnh táo.

Khi chủ quán chỉ vận hành 1-2 điểm, họ có thể tự tay quản lý, trực tiếp đào tạo và điều phối. Nhưng một khi có ý định phát triển bền vững, mở rộng theo mô hình chuỗi hay nhượng quyền, họ không thể ôm mọi thứ được nữa. Lúc đó, yếu tố quan trọng mới thực sự lộ rõ: Điều gì gìn giữ chất lượng? Điều gì tạo nên trải nghiệm đồng nhất ở các điểm bán khác nhau? Điều gì tiếp nối văn hóa và giá trị của thương hiệu? Chính là con người. Sự thiếu hụt hoặc bất ổn từ đội ngũ nhân sự, có thể làm sụp đổ những nỗ lực về sản phẩm, chiến lược marketing hay dịch vụ.

Nếu không có hệ thống quản trị nhân sự bài bản - từ tuyển dụng, đào tạo, phân ca, đánh giá hiệu suất đến giữ chân người giỏi - thì sản phẩm dù có tốt cũng khó mà duy trì lâu dài. Cá nhân tôi tin rằng: Để bền vững trong ngành F&B, chúng ta bắt buộc phải xuất phát từ việc đặt con người làm trung tâm.

- Trong quá trình đồng hành với các chuỗi F&B, ông thấy đâu là điểm nghẽn lớn nhất khi bắt đầu chuyển hóa, mở rộng mô hình và vận hành nhiều chi nhánh?

Một trong những điển hình tiêu biểu mà tôi muốn chia sẻ là chuỗi trà sữa Dingtea. Trước đây, việc quản lý nhân sự luân phiên giữa các chi nhánh khiến họ gặp nhiều khó khăn: lương thưởng và phụ cấp được kiểm đếm chưa chính xác, chấm công sai sót, phân ca chưa rõ ràng…. Những vấn đề tưởng nhỏ này đã từng là rào cản khiến họ không thể mở rộng nhanh như kỳ vọng.Sau khi áp dụng iPOS HRM, Dingtea đã chuẩn hóa quy trình chấm công, hệ thống hóa việc phân bổ chi phí lương theo chi nhánh; và đặc biệt là tự động hóa các chính sách thưởng, phạt, phụ cấp theo từng ca làm việc. Từ đó không chỉ tối ưu chi phí vận hành, chuỗi thương hiệu này còn tăng được tính minh bạch và sự hài lòng của nhân viên. Đây không phải là vấn đề riêng của Dingtea, mà là điểm nghẽn phổ biến của hầu hết chuỗi F&B đang mở rộng. Đó cũng là động lực khiến chúng tôi hoàn thiện để iPOS HRM trở thành phần mềm mũi nhọn cho ngành F&B.

-  iPOS HRM là công cụ giúp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, nhưng liệu có giúp thay đổi tư duy vận hành của người làm chủ?

Tôi tin là có. Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự không đơn thuần là áp dụng công cụ. Đó là hành trình chuyển đổi tư duy vận hành - từ kiểm soát sang kết nối. Với iPOS HRM, nhân viên được chủ động xem lịch làm việc, theo dõi ca công, hiểu cách tính lương thưởng, phản hồi khi có vấn đề. Việc này giúp họ cảm thấy mình là một phần thực sự của tổ chức, được trao đổi hai chiều, chứ không chỉ đơn thuần là người làm thuê.

Một hệ thống tốt không chỉ giúp người quản lý yên tâm, mà còn khiến nhân viên chủ động hơn, minh bạch hơn và gắn bó lâu dài hơn. Chủ quán không thể ôm hết khi có từ 5, 10 hay 20 chi nhánh. Để đi xa, họ buộc phải xây dựng hệ thống vận hành dựa trên con người - những người gìn giữ chất lượng, lan tỏa văn hóa và phát triển tốt giá trị thương hiệu ở mọi điểm bán.

- Với những tín hiệu tích cực của sản phẩm ở thời điểm hiện tại, liệu đây có thể là bước đà để iPOS thử nghiệm với nhiều lĩnh vực khác cũng cần số hóa quản trị nhân sự, không chỉ riêng ngành F&B, thưa ông? 

Thực chất thì iPOS HRM đã và đang được rất nhiều lĩnh vực khác đón nhận, không chỉ dừng ở F&B. Nhưng hiện tại, đội ngũ sẽ tiếp tục tập trung tối đa cho ngành ẩm thực - nơi có những đặc thù vận hành riêng biệt và cũng là nơi cần số hóa quản trị nhân sự sớm nhất. Ở thời điểm này, chúng tôi chưa chọn đi nhanh, mà chọn đi sâu, giúp ngành F&B vận hành bền vững. Tâm niệm của tôi và đội ngũ là: phải làm thật tốt một thứ, trước khi nghĩ đến những cơ hội tiếp theo!

Mai Ly (thực hiện)