"Đang thu tiền bán hàng thì con cái chuyển khoản biếu 5 triệu": Hộ kinh doanh có bắt buộc mở thêm tài khoản để tiện kê khai, hay có thể chỉ dùng một tài khoản cá nhân?

Trong quá trình chuyển đổi sang kê khai đầy đủ, nhiều hộ kinh doanh bất ngờ nhận ra bài toán lớn ở tài khoản ngân hàng mình đang dùng mỗi ngày. Khi dòng tiền bán hàng và dòng tiền sinh hoạt trộn lẫn khiến việc xác định doanh thu trở nên phức tạp.

Tại Tọa đàm do BIDV tổ chức mới đây, nhiều hộ kinh doanh đã nêu ra những vướng mắc rất "đời thường" liên quan đến việc buôn bán,kê khai và nộp thuế. Không chỉ hỏi về quy định, họ mang đến những tình huống cụ thể xảy ra mỗi ngày khi buôn bán, thu tiền, xuất hóa đơn, hay quản lý dòng tiền. Chẳng hạn như việc vừa bán hàng tạp hóa vừa phục vụ ăn uống thì dùng chung hóa đơn điện tử có được không; hay khi giao dịch bán hàng và giao dịch cá nhân đổ chung vào một tài khoản thì phải bóc tách doanh thu như thế nào để không bị hiểu nhầm khi kê khai thuế.

Một hộ làm nhiều nghề: hóa đơn và thuế suất phải tách thế nào?

Một câu hỏi tiêu biểu được đưa ra bởi hộ kinh doanh vừa bán hàng tạp hóa, vừa bán đồ ăn uống tại nhà, thì liệu có thể dùng chung một hệ thống hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho cả hai loại hình hay không? Và nếu chuyển sang phương pháp kê khai, phải khai – nộp thuế thế nào cho từng mảng hoạt động, khi mỗi loại hàng hóa lại áp một mức thuế suất khác nhau?

Ông Mai Sơn – Phó Cục trưởng Cục Thuế, đã giải thích cặn kẽ về vấn đề này. Ông cho biết thực tế hiện nay hộ kinh doanh không còn gói gọn trong một địa điểm cố định như trước, mà vừa bán tại cửa hàng, vừa bán online, thậm chí bán qua các sàn thương mại điện tử. "Một hộ có thể bán ở chợ Hồng Hà, nhưng đồng thời lại bán trên sàn mà sàn đó có thể thu hộ tiền… hoặc không thu hộ tiền", ông nói, nhấn mạnh rằng cấu trúc kinh doanh ngày nay phức tạp hơn rất nhiều so với mô hình hộ truyền thống.

Trong trường hợp bán trên sàn có chức năng thu hộ, sàn sẽ tự động khấu trừ và nộp thay. Còn phần bán trực tiếp tại cửa hàng và bán online song song, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, hộ hoàn toàn có thể dùng chung một hệ thống, nhưng phải xác định rõ loại hàng hóa, dịch vụ để phân loại đúng nhóm thuế suất. Theo ông Sơn, hiện có bốn nhóm hoạt động với bốn mức thuế suất khác nhau, từ thương mại, dịch vụ đến sản xuất, xây dựng có bao thầu hoặc không bao thầu vật liệu.

Ông cho biết mẫu tờ khai mới đang được thiết kế theo hướng tối giản nhất để hộ kinh doanh "nhìn vào là hiểu, thao tác được ngay". Từ đầu tháng 12, ngành Thuế sẽ mở giai đoạn trải nghiệm để hộ tự dùng thử, góp ý, còn cán bộ Thuế thì chủ động "đóng vai hộ kinh doanh" nhằm phát hiện các điểm bất tiện trong quá trình kê khai.

Không chỉ dừng lại ở tờ khai, cơ quan Thuế cũng đã phối hợp với các nhà cung cấp giải pháp để đơn giản hóa phần kế toán. "Hộ dưới 3 tỷ, trên 1 tỷ chỉ cần một loại sổ, và 'sổ' này thực chất cài ngay trên thiết bị điện tử. Hệ thống sẽ tự ghi nhận doanh thu hằng ngày," ông cho biết. Nhờ vậy, người kinh doanh không phải tự viết, tự nhớ, hay tự cộng trừ. Mọi con số đều được phần mềm ghi lại và tổng hợp tự động.

Ông Sơn nhấn mạnh, việc hướng dẫn không chỉ diễn ra trước khi chuyển đổi, mà cả trong và sau quá trình vận hành. "Chúng tôi đã nắm khá rõ những băn khoăn của bà con và sẽ có sự chuẩn bị rất kỹ càng," ông nói.

Tiền bán hàng lẫn tiền cá nhân trong một tài khoản: xử lý thế nào?

Một chủ hộ kinh doanh khác cũng đặt câu hỏi mà nhiều người buôn bán nhỏ lẻ đang gặp phải: không chỉ lo chuyện hóa đơn hay thuế suất, họ còn bối rối với… chính tài khoản ngân hàng mà mình đang dùng hằng ngày.

Thứ nhất, hộ kinh doanh đã có tài khoản mang tên cá nhân thì có bắt buộc phải mở thêm tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh hay không?

Thứ hai, nếu vẫn muốn dùng tài khoản cá nhân, liệu ngân hàng có giải pháp nào để dòng tiền kinh doanh không bị lẫn lộn với dòng tiền sinh hoạt gia đình?

Bà Lê Thị Duyên Hải - Phó Tổng thư ký Hội tư vấn Thuế cho biết đây là tình huống rất thường gặp. Bà nhấn mạnh, hiện nay hầu hết hộ kinh doanh đều có nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng. Việc dùng một tài khoản cá nhân cho cả kinh doanh và chi tiêu gia đình không sai luật trước 01/01/2026, nhưng sẽ phát sinh rủi ro lớn trong quá trình kê khai.

Bà Hải lấy ví dụ: "Đang thu tiền bán hàng, con cái lại chuyển biếu bố mẹ 5 triệu. Như vậy, hộ phải bóc tách và giải trình với cơ quan thuế rằng đó là dòng tiền không liên quan đến kinh doanh."

Theo bà, việc này khiến hộ kinh doanh vừa khó quản trị doanh thu thực tế, vừa tăng áp lực giải trình khi số liệu bị "trộn lẫn". Vì vậy, khuyến cáo tốt nhất là nên dành một hoặc một số tài khoản riêng chỉ để nhận tiền từ hoạt động kinh doanh; tách toàn bộ chi tiêu gia đình sang tài khoản khác. Hộ kinh doanh có thể dùng tài khoản cá nhân hoặc mở tài khoản mang tên hộ kinh doanh. Từ 01/01/2026, chính sách dự kiến sẽ khuyến cáo mạnh hơn việc phải có tài khoản riêng cho kinh doanh.

Ngoài ra, bà Hải nhắc lại mức thuế suất khác nhau theo từng loại hình kinh doanh, nên nếu dùng chung một tài khoản thì hộ buộc phải theo dõi riêng từng dòng doanh thu: tạp hóa áp 1% GTGT và 0,5% TNCN, còn ăn uống áp 3% GTGT và 1,5% TNCN. Bà nói: "Nếu vừa bán tạp hóa vừa bán ăn uống thì trên cùng tài khoản, các anh chị phải bóc tách riêng từng dòng thanh toán."

Tuy nhiên, bà cũng trấn an rằng với công nghệ hiện nay, việc tách bạch không quá phức tạp. Nhiều nhà cung cấp giải pháp và phần mềm quản lý đã tích hợp chức năng hỗ trợ phân loại dòng tiền, giảm đáng kể gánh nặng thủ công cho hộ kinh doanh.

Ông Lê Ngọc Lâm, Tổng Giám đốc BIDV cho biết ngân hàng đang hỗ trợ cả tài khoản cá nhân lẫn tài khoản hộ kinh doanh trong quản lý doanh thu . Ngay cả khi hộ dùng tài khoản cá nhân, BIDV vẫn có giải pháp tách bạch dòng tiền kinh doanh và dòng tiền cá nhân.

"Tuy nhiên, như khuyến cáo của bà Hải, về lâu dài, chúng ta nên tách bạch có một tài khoản riêng để quản lý hoạt động kinh doanh, độc lập với chi tiêu cá nhân của mình", ông Lâm bổ sung.

"Chúng tôi sẽ tiếp tục cải tiến sản phẩm để hỗ trợ các hộ kinh doanh thuận tiện hơn trong việc kê khai, và làm sao ứng dụng được càng nhiều công nghệ – nhất là AI và các công nghệ mới – để hộ kinh doanh thuận tiện, đơn giản trong việc kê khai doanh thu và nộp thuế", ông Lâm cho biết.