Tiêu huỷ tài liệu của cơ quan nhà nước: Những quy định cần biết

Việc tiêu huỷ tài liệu của cơ quan nhà nước không thể tùy tiện thực hiện. Vậy quy trình pháp lý hiện nay quy định ra sao?

Anh Phan Tất Nguyện (xã Đông Anh, Hà Nội) đặt câu hỏi: "Mấy hôm nay tôi thấy xôn xao thông tin về việc tài liệu bị đốt gần UBND phường Cổ Nhuế 2 (Hà Nội). Tôi rất thắc mắc, theo quy định hiện hành, tài liệu của cơ quan nhà nước khi muốn tiêu hủy thì phải qua quy trình như thế nào? Có được tự ý mang đi đốt không?".

Liên quan đến vấn đề này, Thạc sĩ, luật sư Lê Văn Kiên Trưởng Văn phòng luật Ánh sáng Công lý) cho biết: Việc tiêu hủy tài liệu của cơ quan nhà nước tại Việt Nam phải tuân thủ các quy định pháp luật nghiêm ngặt và nếu vi phạm, sẽ bị xử lý theo các văn bản pháp luật liên quan.

"Việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước phải được thực hiện theo các bước và quy trình quy định trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Nếu tài liệu chứa bí mật nhà nước còn phải tuân thủ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14", luật sư Kiên chia sẻ. 

Thẩm quyền và thủ tục hủy tài liệu của cơ quan nhà nước hết giá trị sử dụng?

Theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ 2011 có quy định về thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại lưu trữ cơ quan.

- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại lưu trữ lịch sử cùng cấp.

Đồng thời, tại điều này cũng quy định về thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

- Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử đề nghị lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

- Theo đề nghị của hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại lưu trữ lịch sử;

"Lưu ý, việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: Quyết định thành lập hội đồng; danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; biên bản họp hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; biên bản bàn giao tài liệu hủy; biên bản huỷ tài liệu hết giá trị. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu", luật sư Kiên cho biết. 

Nếu vi phạm về việc tiêu huỷ tài liệu của cơ quan nhà nước có bị xử phạt?

Theo luật sư Kiên, nếu vi phạm về việc tiêu huỷ tài liệu người vi phạm có thể bị xử lý hành chính hoặc hình sự tuỳ mức độ vi phạm:

 Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP (quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động lưu trữ), hành vi tiêu hủy tài liệu trái phép có thể bị phạt tiền, tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm.

Xử lý hình sự: Nếu hành vi tiêu hủy tài liệu trái phép gây hậu quả nghiêm trọng, ví dụ như làm lộ bí mật nhà nước hoặc gây thiệt hại lớn, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), cụ thể: Điều 342: Tội cố ý làm lộ bí mật nhà nước; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có thể bị phạt tù từ 2 đến 7 năm. Ngoài ra, người vi phạm còn có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 20 triệu đồng và bị cấm đảm nhiệm chức vụ nhất định.

Các hình phạt bổ sung: Tùy trường hợp, người vi phạm có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 1 đến 5 năm.