Hóa đơn trên 5 triệu không chuyển khoản: Mất quyền khấu trừ thuế

Ngưỡng 5 triệu đồng thay vì 20 triệu đồng

Chính phủ đã ban hành Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

Theo đó, để được khấu trừ thuế VAT đầu vào, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định 52/2024/NĐ-CP, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản mới được khấu trừ thuế VAT.

Nghị định cũng quy định một số trường hợp đặc thù: hàng hóa, dịch vụ mua theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị mua và giá trị bán phải có biên bản đối chiếu xác nhận giữa hai bên hoặc ba bên (nếu có bên thứ ba).

Trường hợp vay, mượn tiền, phải có hợp đồng vay, mượn lập trước và chứng từ chuyển khoản từ bên cho vay sang bên vay. Nếu thanh toán qua bên thứ ba được bên bán chỉ định, hợp đồng phải quy định rõ việc này, bên thứ ba phải là tổ chức hoặc cá nhân hợp pháp. Trường hợp thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu, phải có hợp đồng mua bán lập trước.

Nếu sau khi áp dụng các hình thức bù trừ, phần còn lại có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thanh toán bằng tiền thì cũng bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Đặc biệt, trường hợp bên mua thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước theo quyết định cưỡng chế của cơ quan nhà nước, số tiền này vẫn được tính đủ điều kiện khấu trừ VAT.

Với mua hàng trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh cần có hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế.

Nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng, vẫn được tạm khấu trừ, nhưng khi đến hạn, nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế khấu trừ.

Đối với hàng hóa, dịch vụ mua nhiều lần trong cùng ngày, từ cùng một người bán, nếu tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp giá trị hàng hóa nhập khẩu từng lần từ 5 triệu đồng trở lên hoặc hàng hóa mua tặng, biếu, hàng mẫu không phải trả tiền từ nước ngoài, không bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động thanh toán không dùng tiền mặt rồi thanh toán lại cho nhân viên cũng được tính đủ điều kiện khấu trừ thuế nếu quy định rõ trong quy chế tài chính hoặc nội bộ.

Doanh nghiệp, kế toán cần làm gì?

Với mức 5 triệu đồng, phạm vi hóa đơn và khoản chi bị ràng buộc điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt tăng lên đáng kể. Trước đây, doanh nghiệp có thể linh động thanh toán bằng tiền mặt với các hóa đơn dưới 20 triệu, nhưng với mức mới, gần như tất cả các khoản mua sắm, chi phí dịch vụ định kỳ… đều vượt qua ngưỡng 5 triệu và bắt buộc phải kiểm soát hình thức thanh toán.

Trao đổi với PV Tiền Phong, ông Nguyễn Hồ Ngọc - Giám đốc Đào tạo. Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu nhận định, việc hạ ngưỡng chi bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng sẽ tác động toàn diện đến vận hành doanh nghiệp, không chỉ riêng bộ phận kế toán.

Thay đổi này sẽ làm thu hẹp không gian “lách luật” bằng cách chia nhỏ hoá đơn, thanh toán tiền mặt để hợp thức chi phí.

Với mức 5 triệu đồng, phạm vi hóa đơn và khoản chi bị ràng buộc điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt tăng lên rất đáng kể.

Ông Ngọc khuyến nghị doanh nghiệp nên phổ biến chính sách này đến toàn bộ các bộ phận như kinh doanh, mua hàng, marketing, hành chính…, tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc thanh toán sai phương thức khiến chi phí không đủ điều kiện khấu trừ. Đồng thời cần chuẩn hóa danh sách các phương thức thanh toán hợp lệ (chuyển khoản, thẻ tín dụng công ty, ví điện tử doanh nghiệp, cổng thanh toán điện tử…) kèm theo quy trình phê duyệt và lưu trữ chứng từ đầy đủ.

Doanh nghiệp cũng nên thiết lập quy trình kiểm soát ba bước trước - trong - sau thanh toán, cũng như đưa các điều khoản về phương thức thanh toán đúng quy định vào hợp đồng với đối tác ngay từ đầu, nhằm hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

Đối với phòng kế toán, ông Ngọc nhấn mạnh đây là bước nâng cấp tư duy và quy trình làm việc: từ khâu tham mưu khi duyệt chi phí, kiểm tra đồng thời hóa đơn, giá trị và phương thức thanh toán, đến việc hướng dẫn rõ ràng cho các bộ phận liên quan để tránh hiểu lầm “cứ có hóa đơn là khấu trừ được”.