Hồ sơ chứng thực 'chất như núi', đề xuất công chức 'san sẻ' với chủ tịch xã

Bộ Tư pháp đề xuất chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho công chức thực hiện chứng thực, nhằm giải quyết tình trạng quá tải chứng thực hồ sơ sau khi sáp nhập đơn vị hành chính.

Bộ Tư pháp đang chủ trì soạn thảo nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính.

Quá tải hồ sơ chứng thực tại cấp xã

Theo quy định tại Nghị định 23/2015, phòng tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực ở các địa phương.

Thống kê của Bộ Tư pháp cho thấy, trong 6 tháng đầu năm 2025, các phòng tư pháp trên cả nước thực hiện chứng thực bản sao đối với 886.445 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 672.708 việc.

Trong khi đó, các UBND cấp xã trên cả nước chứng thực bản sao đối với hơn 20,3 triệu bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với hơn 3,1 triệu việc.

Thực hiện việc sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp, thẩm quyền trong lĩnh vực chứng thực được chuyển giao từ cấp huyện sang cấp xã.

Hiện nay, cả nước có 3.321 đơn vị hành chính cấp xã, đa số có quy mô lớn hơn trước đây, dẫn đến khối lượng công việc chứng thực ngày càng tăng, nhiều đơn vị bị quá tải.

Công chức "san sẻ" với chủ tịch xã

Để khắc phục tình trạng quá tải, Bộ Tư pháp đề xuất mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực ở cấp xã, gồm: chủ tịch, phó chủ tịch UBND; chánh văn phòng, phó chánh văn phòng HĐND; giám đốc, phó giám đốc trung tâm phục vụ hành chính công; công chức được chủ tịch UBND ủy quyền.

Ngoài ra, còn có công chứng viên của phòng công chứng, văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Dự thảo cũng quy định cụ thể việc thực hiện chứng thực, sử dụng con dấu và việc ủy quyền ở cấp xã. Theo đó, chủ tịch, phó chủ tịch UBND, công chức được chủ tịch UBND ủy quyền thực hiện chứng thực và sử dụng con dấu của UBND.

Công chức được ủy quyền phải có bằng cử nhân luật và có từ 2 năm công tác trở lên trong lĩnh vực tư pháp.

Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền toàn bộ hoặc một số nhiệm vụ chứng thực theo quy định nêu trên.

Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng HĐND và UBND thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của văn phòng HĐND và UBND.

Giám đốc, phó giám đốc trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của trung tâm.

Bộ Tư pháp đánh giá, sửa đổi quy định như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực, đồng thời giảm tải công việc cho chủ tịch UBND cấp xã.