Hộ kinh doanh lúng túng với hàng tồn không hóa đơn chứng từ

Từ 2026, hộ và cá nhân kinh doanh chuyển từ nộp thuế khoán sang kê khai, mọi doanh thu và chi phí đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Tuy nhiên, nhiều hộ buôn bán nhỏ trước đây không lưu giữ hóa đơn nhập hàng, khiến lượng hàng tồn cũ không được tính chi phí hợp lệ hoặc bị xem là không rõ nguồn gốc, trở thành nỗi lo lớn trong giai đoạn chuyển đổi.

Tại chợ Tân Bình (TP HCM), bà Ngọc Lan, một tiểu thương kinh doanh quần áo, túi xách, giày dép nhập từ Quảng Đông (Trung Quốc), cho biết phần lớn hàng của cửa hàng được mua qua trung gian hoặc đường tiểu ngạch, không có hóa đơn đầu vào rõ ràng. Thậm chí, nhiều mối hàng nhỏ chỉ bán theo kiện, thanh toán bằng tiền mặt, không có đủ chứng từ hợp lệ để kê khai.

Tương tự, ông Hoàng, tiểu thương hơn 20 năm bán dép ở chợ Bà Chiểu (TP HCM), nhập hàng chủ yếu từ các xưởng nhỏ, không có hóa đơn, chỉ ghi tay để theo dõi. Nhiều đầu mối cũng thường mang hàng đến tận chợ chào bán, mỗi loại chỉ nhập vài đôi nên ông không có thói quen lưu chứng từ.

"Vài năm nay sức mua giảm, hàng bán chậm khiến lượng tồn kho tăng. Nếu bỏ hàng thì lỗ, mà kê khai lại không được vì gần như toàn bộ đều không có hóa đơn", ông nói.

Thực tế, xử lý hàng tồn kho không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp là một trong những vướng mắc lớn nhất với hộ kinh doanh khi chuyển sang kê khai, theo Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam Nguyễn Thị Cúc. Bà Cúc phân tích, trong thời gian áp dụng thuế khoán, phần lớn hộ cá thể không chú trọng việc yêu cầu, lưu giữ hóa đơn khi mua hàng hóa. Trong khi đó, theo quy định hiện hành, mọi sản phẩm hàng hóa mua vào đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp để xác định nguồn gốc, trừ một số trường hợp đặc biệt như mua hàng của nông dân, ngư dân.

"Không ít trường hợp hàng hóa được mua qua kênh không chính thức, thậm chí là hàng nhập lậu, hàng giả hoặc không rõ nguồn gốc, dẫn đến rủi ro lớn khi chuyển sang hình thức kê khai," bà nói.

Theo đại diện Ban quản lý chợ phường Gia Định, thời gian qua nhiều tiểu thương đến hỏi cách kê khai hàng tồn vì đa phần hàng nhập lâu năm, không có hóa đơn chứng từ. Ban quản lý đã tổng hợp vướng mắc để báo cáo lên cơ quan thuế.

"Chúng tôi chỉ hướng dẫn tiểu thương kê khai theo thực tế số lượng hàng còn lại, kèm sổ tay ghi chép nếu có. Việc chấp nhận kê khai ra sao phải chờ hướng dẫn từ cơ quan thuế," vị này nói. Ban quản lý cũng kiến nghị cơ quan chức năng có cơ chế linh hoạt trong giai đoạn chuyển đổi, tránh để hộ nhỏ lẻ ngưng kinh doanh vì thiếu chứng từ, đồng thời khuyến khích họ tiêu hủy hàng hư hỏng để giảm rủi ro khi kiểm tra.

Theo số liệu từ Bộ Tài chính, đến cuối 2024, cả nước có 3,6 triệu hộ kinh doanh được quản lý thuế, trong đó gần 2 triệu hộ nộp thuế khoán. Mức khoán bình quân của mỗi hộ kinh doanh khoảng 672.000-700.000 đồng một tháng. Năm ngoái, tổng thu ngân sách nhà nước từ nhóm hộ, cá nhân kinh doanh là khoảng 26.000 tỷ đồng. Nửa đầu năm nay, số thu này ước đạt trên 17.000 tỷ.

Nghị quyết 68 của Bộ Chính trị yêu cầu xóa bỏ hình thức thuế khoán với hộ kinh doanh, chậm nhất trong 2026. Đồng thời, nhà điều hành mở rộng cơ sở tính thuế qua sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đại diện cơ quan thuế cho rằng đây là bước chuẩn bị cần thiết để hộ kinh doanh phát triển lên thành doanh nghiệp, tiếp cận chính sách hỗ trợ và nguồn lực để mở rộng sản xuất kinh doanh.

Với các hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, hóa đơn, chứng từ hợp pháp là căn cứ để xác định nguồn gốc, tính hợp pháp của hàng hóa, đồng thời phục vụ hạch toán, kê khai thuế. Tuy nhiên, Chủ tịch Hội tư vấn thuế Nguyễn Thị Cúc cho rằng trong giai đoạn chuyển đổi, việc xác định nghĩa vụ thuế chủ yếu dựa trên doanh thu bán ra, do đó tiểu thương có thể xem xét cách xử lý hàng tồn kho theo hướng linh hoạt hơn.

Cụ thể, các hộ kinh doanh cần tự rà soát toàn bộ hàng tồn, loại bỏ những mặt hàng không hợp pháp như hàng giả, hàng lậu, hàng trộm cắp (nếu có) và tiêu hủy để loại khỏi số lượng hàng hóa chuẩn bị bán ra. Với phần hàng hóa còn lại không thuộc nhóm hàng nhập lậu hay hàng giả, bà đề xuất hộ kê khai và nộp thuế theo doanh thu thực tế bán ra và không bị cơ quan thuế truy cứu, xử phạt do thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Cùng quan điểm, bà Lê Yến, CEO Công ty Tư vấn thuế Hà Nội (Hanoitax), cho rằng hộ kinh doanh trước đây nộp thuế theo phương pháp khoán, nghĩa là thuế tính trên doanh thu ước tính, không bắt buộc ghi sổ kế toán hay lưu trữ hóa đơn đầu vào. Vì vậy, việc nhiều hộ không có hóa đơn nhập hàng là "điều khách quan".

Để chuyển đổi, bà Yến nói hộ kinh doanh nên kiểm kê toàn bộ hàng hóa thực tế tồn tại thời điểm 31/12/2025, lập biên bản kiểm kê hàng có đầy đủ chữ ký của chủ hộ, người kiểm kê và kế toán hoặc đơn vị tư vấn thuế (nếu có). Sau đó, họ cần ghi nhận giá trị tồn kho này làm số dư đầu kỳ của năm 2026 trong sổ kế toán.

"Việc này là hợp lệ vì quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý thuế, không thể yêu cầu hộ kinh doanh xuất trình hóa đơn đầu vào của những năm trước khi chưa phải ghi sổ", bà Yến nói.

Từ 2026 trở đi, chuyên gia lưu ý hộ kinh doanh phải quản lý chặt hơn theo hướng mỗi lần nhập hàng phải có hóa đơn đầu vào hợp lệ, để đảm bảo được khấu trừ, hạch toán và chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan thuế kiểm tra.

Song trường hợp phần mềm quản lý của cơ quan thuế không có chức năng riêng để hộ kinh doanh nhập, kê khai phần hàng tồn đầu kỳ, hệ thống sẽ tự động xác định là hàng âm (không có nguồn gốc đầu vào). Khi đó, chỉ số rủi ro hệ số K trên hệ thống cảnh báo của ngành thuế sẽ báo bất thường, khiến hộ kinh doanh và cán bộ thuế gặp khó trong xác minh, theo dõi.

Do đó, chuyên gia đề xuất cơ quan thuế điều chỉnh hoặc bổ sung một mục riêng trong phần mềm khai thuế điện tử để hộ kinh doanh có thể kê khai giá trị hàng tồn kho đầu kỳ (không có hóa đơn). Điều này giúp quá trình chuyển đổi thuận lợi, đảm bảo dữ liệu đầu vào trên hệ thống thống nhất, phản ánh đúng thực tế kinh doanh.

Song với hộ chuyển đổi sang doanh nghiệp, yêu cầu quản lý sẽ chặt chẽ hơn. Theo đó, ngoài việc xác minh nguồn gốc, doanh nghiệp còn phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

"Hàng hóa tồn kho không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ không được tính vào chi phí hợp lý, đồng nghĩa với việc bị loại khỏi chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp", bà Cúc nhấn mạnh.

Về giải pháp, bà Nguyễn Thị Cúc cho biết biện pháp đơn giản nhất hiện nay là hộ, cá nhân kinh doanh tự kiểm kê và xuất hóa đơn "bán" cho chính doanh nghiệp do mình thành lập, qua đó làm căn cứ hạch toán giá vốn hàng hóa của doanh nghiệp mới. Tuy nhiên, cách làm này khiến số thuế phải nộp tăng lên, dù hàng hóa thực tế vẫn còn trong kho, gây áp lực tài chính cho hộ khi chuyển đổi.

Một hướng khác là thuê tổ chức có chức năng thẩm định giá xác định giá trị hàng tồn kho, qua đó ghi nhận phần giá trị này như phần vốn góp vào doanh nghiệp mới thành lập. Dù vậy, khi hàng hóa bán ra, doanh nghiệp vẫn gặp vướng do thiếu hóa đơn, chứng từ hợp pháp để chứng minh nguồn gốc.

Để tháo gỡ, bà Cúc cho rằng nhà điều hành có thể nghiên cứu cơ chế đặc thù cho phép hộ kinh doanh được kiểm kê, định giá hàng tồn kho qua tổ chức thẩm định giá độc lập. Họ sẽ được lập bảng kê giá trị hàng tồn phù hợp với giá thị trường làm căn cứ xác định giá vốn khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Song việc này cần được cấp có thẩm quyền cho phép và hướng dẫn cụ thể, nhằm đảm bảo minh bạch, thuận lợi cho quá trình chuyển đổi.

Phương Dung - Thi Hà